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外贸软件实施前应该准备哪些工作？

2015-12-10

通过前期与软件厂商沟通确定合作意向，双方签约立项之后，项目真正进入实质阶段。那么,作为外贸企业来讲应该在实施前提前准备哪些工作呢？

首先，我们要先来了解一下外贸软件项目实施的步骤：

第一步：项目需求调研，形成《项目调研报告》

第二步：根据《项目调研报告》，汇信科技软件公司调试软件

第三步：双方确认相关软件功能，安装外贸软件

第四步：约定时间上门培训使用

第五步：以实际业务数据测试软件流程

第六步：双方签字项目验收

第七步：售后服务

清楚了项目实施的步骤节点，那么在第一步：项目实施上门调研之前，外贸公司需要事先准备如下工作：

1、成立项目小组，指定项目组长与软件公司进行后续工作对接。要求项目组长一定是在公司有一定权威，且执行力非常好的人来担任。

2、准备日常是使用的单据报表（包括：报价单、合同、发票、箱单、统计报表等）需要带数据，数据可以是模拟的。

3、准备软件中使用人员名单、权限（角色工作职责）、各环节审批路线准备好，以便于我们调研工作顺利展开。

4、硬件准备：

客户端业务员电脑使用WIN2000及以上系统，内存不少于1G

服务器配备WIN2003操作系统，内存推荐4G，安装SQL-SERVER2000或2005数据库。

5、内部网络连接通畅，服务器有稳定的内部IP地址。如果有异地访问要求，服务器较好有固定IP地址。

范例：

青岛汇信科技发展有限公司

收件人：青岛大成索具有限公司 周总/王经理

发件人：汇信科技 刘兰燕 日期：2012 年04月27日

主 题：实施派遣通知单　　 页数：1

尊敬的用户：

您好！首先，非常感谢贵公司选用汇信ERP来对您的业务进行资源整合及管理。

贵公司实施任务单已经安排提交给我司技术支持部。详细派单内容如下：

届时请贵司予以全力配合，以期达到本次服务目标。感谢您的支持与配合！

一、指派工程师及项目调研时间：

1、宋文军：高级工程师

2、联系电话：18660283582 songwenjun321@163.com

3、计划上门时间为： 2012年05月8日（星期二）上门调研

4、本次服务工作日为：预计1个工作日

5、服务目标：调研贵司库存管理流程

6、达到效果：熟悉贵司库存管理流程，形成《调研报告》，并根据《调研报告》内容调试软件功能，以达到与贵司业务趋近。

二、需贵公司提前准备内容如下：

（1）贵公司目前使用的各种“库存单据格式”，书面和电子各一份。

（2）提供一份贵司“软件使用人员名单”。

（3）贵公司项目组成员届时积极在现场需配合参与到实际工作中。

Attention Please：

如果由于贵司人员在现场不配合我司技术人员的工作，导致无法按照预期约定时间执行本次服务内容。因此而超期引起的项目延期以及可能产生的实施成本增加费用，请贵司见谅！